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Réflexions sur la GED
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G E D O U G E I D E ?
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Bien que le terme de GED soit très largement employé, le sigle GEIDE a fait son apparition fin des années 90 pour relancer le marché sur le coté "vivant" des documents et se démarquer des systèmes d'archivage.
- "Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants"
Aujourd'hui, on peut trouver sur le WEB une autre traduction plus orientée vers les projets d'entreprise.
- "Gestion Electronique d'Informations et de Documents de l'Entreprise" (source WIKIPEDIA)
L'important est de retenir le rapprochement des termes Documents et Information. En effet, un système documentaire d'entreprise doit aussi prendre en compte tout type de média comme Mail, Fax, vidéo voire même SMS ... Ce qui rapproche fortement GEIDE du terme ECM (Entreprise Content Management).
Après quelque 20 ans à côtoyer le monde de la documentation électronique, il m'apparait que l'usage des ces deux termes est équivalent, la différenciation sert plus sur un plan marketing pour promouvoir certaines solutions.
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L E S D E U X F O N D A M E N T A U X D U " R E P O S I T O R Y "
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Ensemble de techniques permettant d'organiser, de gérer et d'exploiter des informations documentaires stockées sous forme électronique, la GED "Gestion électronique de documents" devient une réalité pour l'Entreprise, à partir du moment où cette dernière doit informatiser des contenus ne pouvant être structurés dans une base de données.
Cette technologie est basée sur deux principaux composants :
- le fonds des documents électroniques qui, à l'image d'un gestionnaire de fichiers, permet d'entreposer moult fichiers bureautiques, images, audio ou vidéo, ou encore structurés comme des fichiers XML...
- la base d'index, qui n'est autre qu'une base de données, gère les différentes informations qui décrivent les documents pour en permettre la recherche, la gestion, le classement ...
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Fonctions de consultation et de recherche,
C'est normalement sur ces fonctions utilisatrices que se perçoit le ROI d'un projet de GED :
'là où plusieurs minutes étaient nécessaires pour retrouver puis consulter un document sans savoir si c'était la bonne version, une GED remplit ce service en quelques secondes".
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Si évidente, qu'elle est parfois négligée !
La consultation regroupe en fait les fonctions de bases
- présentation du document dans son contexte (plan de classement, sommaire de dossier ...) avec ou sans abstract ...,
- affichage des indexs et données de gestion,
- et bien entendu visualisation du contenu, quel qu'en soit le média.
Au delà des outils, cette fonction nécessite surtout une analyse ergonomique, taille de l'écran, positionnement des composants ... car l'application de GED doit parfois côtoyer d'autres applications métiers.
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Fonction très attendue, il n'est pas rare de retrouver un catalogue complet dans les attentes des utilisateurs.
Il est important de garder à l'esprit que l'on ne retrouvera que ce qui est renseigné. Il est donc nécessaire de faire l'exercice du coût de l'indexation avant de décrire la fonction de recherche.
Moteurs de recherche ? Vous me répondrez, oui mais faut il encore disposer du texte ce qui exclue une partie des GED basées sur l'image numérisée. De plus une recherche sur des indexs qualifiés restera toujours plus pertinente.
Je reprendrais deux termes justement utilisés par les documentalistes : il est nécessaire de trouver l'équilibre entre le Bruit et le Silence ... documentaires !
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A quoi servent un réceptacle et une recherche si aucun contenu n'y est présent !
De la qualité de l'enrichissement, dépend le succès de la GED. Là encore il est utile dès la phase de spécification d'identifier quelles sont les données à verser dans l'outil, et les ressources nécessaires pour les faire vivre.
"Une GED d'entreprise n'est pas un fonds d'information figé, au risque sinon de ne pas être utilisé".
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Plusieurs modes de chargement existent selon la nature des documents. L'acquisition par numérisation est une des démarches la plus complète puisqu'elle fait appel à une phase de préparation manuelle, des scanners, et des outils de traitement d'image pour en améliorer la lecture et parfois pour en reconnaitre type et format (RAD) et le contenu (la LAD).
Si les technologies sont très avancées, il n'en reste pas moins que la nature du document primaire, ne permet pas tout.
Réussir la dématérialisation à moindre coût (ce qui là encore conditionne le succès) ne revient pas à un choix de scanner, mais une étude complète du corpus de documents, des volumes, de la fluctuation, des délais à respecter ...
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Certaines GED restent alimentées par des flux de documents qualifiés.
Il était courant de parler dans ces cas de GED COLD en référence à ces systèmes qui permettent de récupérer des documents préformatés pour les charger sur Disques Optiques. Les techniques ont évolué mais le besoin est toujours là et surtout pris en compte dans les projets d'éditique.
L'usage du XML a fortement favorisé certains de ces traitements en apportant une souplesse dans la structuration des documents, et tout particulièrement la gestion des indexs. Vous avez dit "META DONNEES" ?
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Un sujet qui me tient particulièrement à cœur. Peut être parce que j'ai abordé la GED à travers l'analyse du contenu du temps où l'on parlait Langage Naturel !!!
L'indexation reste la clé d'accès à l'information.
Qu'elle soit structurée, contrôlée, en plein texte ... il existe toujours au moins un index qui permettra de retrouver, classer les documents de votre GED.
Comme cité plus haut, il est important d'avoir bien étudié ce que l'on peut faire en indexation, comment l'utilisateur va faire sa recherche. La juste indexation restera toujours un compromis avec des éléments pour :
- décrire le document : une date,
- décrire le contexte du document dans la GED : un plan de classement,
- répondre au contexte des questions : des mots clé...
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Une GED n'est très souvent qu'un composant du système d'information.
Il a déjà été évoqué la capacité d'une GED à être alimentée par d'autres systèmes (GED COLD).
Mais la GED est aussi un moyen d'alimenter d'autres applicatifs, notamment des CRM ou plus simplement des sites WEB.
Il faut bien sûr prêter attention au processus d'alimentation, manuel, automatique, par différence ... mais aussi au doublon de l'information elle même.
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Il est un sujet où l'interopérabilité est importante : la cohérence entre GED et Système d'information.
Par exemple: dans le cas d'une gestion de dossiers clients, la GED partage des données avec le Système d'Information Métier.
Selon l'attente, l'utilisateur peut être amené à porter sa recherche sur l'un ou l'autre des applicatifs. Il est très important de bien décrire les processus et spécifier les règles de cohérence avant de vouloir mettre en œuvre les règles de maintien de l'intégrité des données au risque de réaliser ce que l'on pourrait nommer "une usine à gaz".
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On parle d’applications informatiques, on évoque les bases de données. Tout cahier des charges aura inclu le chapitre "Administration" (surveillance, gestion des mots de passe, création de compte ...).
Mais avez vous pensé à l'administration de l'information elle même ?
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Première fonction d'administration documentaire : la gestion des référentiels d'indexation.
Référentiels ou listes d'autorité, il est nécessaire que ces éléments ne soient pas laissés à l'appréciation de l'utilisateur qui, au fil du temps et de ses besoins, les personnalise inconsciemment.
Le rôle de documentaliste, où de secrétaire dans les dossiers d'entreprise a toujours été utile pour garder homogénéité et pertinence dans les classements.
La GED n'exclue en rien ces rôles.
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Je prends toujours l'image de l'armoire, où une fois l'an on peut venir "dépoussiérer les rayons". Ce geste est difficilement imaginable dans une base de GED où des milliers de documents sont déposés. La GED fait perdre le coté visuel.
Il faut donc rapidement définir les processus d'archivage qui doivent permettre soit de supprimer des documents obsolètes, soit les transférer vers d'autres outils.
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 le dossier électronique | BPM, Une techno ?
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